11 Excel korisnih formula i prečica

Excel korisnici programa i radnih tabela su do sada imali sigurno bezbroj prilika da se tokom svakodnevnog rada pitaju da li postoji brži i lakši način za ono što žele da urade. Istina je da postoji.

Excel je poprilično moćan alat za izveštavanje i analizu podataka, na drugu stranu, ako niste imali dobar trening ili niste dovoljno pročitali i naučili o svim njegovim korisnim mogućnostima imaćete osećaj kao da radi protiv vas.

U nastavku je spisak najčešćih opcija, funkcija i ostalih sitnih trikova koji će vam pomoći da koristite Excel još efikasnije a da pritom sačuvate dosta vremena.

Brzo selektovanje redova, kolona ili cele tabele

Nedostaje vam vremena tokom radnog dana? Žurite da što pre završite izveštaj?

Nema problema. Koristeći ovu opciju možete da selektujete celu tabelu u samo jednom kliku. Sve što treba da uradite je da jednostavno kliknete na prostor kod gornjeg levog ugla, između reda 1 i kolone A i sve će biti selektovano.

Ako želite da selektujete sve u specifičnoj koloni ili redu takođe možete to uraditi preko sledećih prečića:

Mac:

• Selektujte kolonu: Command + Shift + Down/Up
• Selektujte red: Command + Shift + Right/Left

PC:

• Selektujte kolonu: Control + Shift + Down/Up
• Selektujte red: Command + Shift + Right/Left

Ovo je vrlo korisna prečića koja će vam pogotovu pomoći sa velikim količinama podataka sa puno redova i kolona a želite da selektujete samo određenu kolonu ili red.

Automatsko popunjavanje kolona ili redova sa podacima

Dosadilo vam je ručno ubacivanje podataka koji prate određeni obrazac? Excel Auto Fill opcija je dizajnirana da smanjuje rad korisnika tako što olakšava ponavljanje vrednosti koje su već unete.

Da ovo postignete, držite i pustite donji desni ugao na ćeliji i prevucite na dole. Kada pustite levi klik miša, Excel će sam popuniti ćelije sa vrednostima koje su u prvoj ćeliji.

Brzo otvaranje, zatvaranje ili kreiranje radne tabele

Pitate se kako da otvorite, zatvorite i kreirate radne tabele na brzinu dok multitaskujete?

Sledeće prečice na tastaturi će vam omogućiti da obavite bilo koju od tri navedenih radnji za manje od sekund.

Mac: 

• Otvaranje = Commad + O
• Zatvaranje = Command + W

Kreiranje novog lista = Command + N

PC:

• Otvaranje = Control + O
• Zatvaranje = Control + F4
• Kreiranje novog lista = Control + N

Prilagođavanje boje listova u radnoj tabeli

Imate dosta različitih listova u radnoj tabeli? Olakšajte sebi tako što ćete odrediti posebnu boju za svaki list. Na primer, obojićete list za izveštaje prodaje za prethodni mesec u crveno a za tekući mesec u žuto.

Da ovo uradite, kliknite desnim klikom na list i izaći će vam prozor koji dozvoljava da birate boju za pozadinu vašeg lista.

Formatiranje brojeva u novčane valute

Imate podatke koje želite da pretvorite u novčane jedinice? Bez obzira da li su to u pitanju iznosi plata zaposlenih, marketing budžeti ili ulaznice za neke događaje, rešenje je jednostavno.

Označite ćeliju koju želite da reformirate i selektujte Control + Shift + $

Brojevi će se automatski pretvoriti u novčanu jedinicu koju izaberete, u ovom slučaju je to Dollar ($).

Dodavanje komentara u ćeliju

Želite da napišete komentar u specifičnu ćeliju u okviru radne tabele? Kliknite desnim klikom na ćeliju koju želite da komentarišete i odaberite opciju Insert Comment. Napišite vaš komentar i kliknite van prostora za komentar da ga sačuvate.

Ćelije koje sadrže komentar se prepoznaju tako što prikazuju mali, crveni trougao u gornjem desnom uglu ćelije. Da bi videli komentar, pređite preko njega i prikazaće vam se.

Upisivanje trenutnog datuma i vremena u ćeliju

Bez obzira da li želite da obeležavate postove koje planirate da objavite na socijalnim mrežama ili čekirate poslove koje ste uradili tokom projekta koji je u toku, možete da dodate datume i vremena u radnom listu. Pre svega selektujte ćeliju u kojoj želite da upišete vreme, datum ili i vreme i datum.

U zavisnosti šta želite da ubacite, uradite sledeće:

• Ubacite trenutni datum: Control + ; 
• Ubacite trenutno vreme: Control + Shift + ; 
• Ubacite trenutni datum i trenutno vreme: Control + ;  Control + Shift + ; 

Kopiranje i dupliranje

Ako ste ikad proveli neko vreme formatirajući vašu radnu tabelu po vašoj želji, znate jako dobro da i nije baš najpoželjnija aktivnost.

Ako uzmemo u obzir da ne želite da ponavljate ovaj proces non stop, postoji rešenje i za to. Zahvaljujući Excel Format Painter, možete jednostavno kopirati format iz jedne oblaste radne tabele u drugu oblast.

Da bi ovo postigli, jednostavno selektujte ono što želite da kopirate a onda kliknite na Format Painter opciju iz glavnog menija.

Prikazaće vam se četkica, koja će vas usmeriti da selektujete ćeliju, tekst ili celu radnu tabeleu na koju želite da aplicirate format.

Selektovanje određenih karaktera iz ćelije

U slučaju da imate ćeliju sa različitim karakterima koju želite da podelite odvojeno, na recimo tri različite ćelije, umesto da sve ručno to uradite tako što ćete da prekucavate svaku ćeliju, možete da iskoristite jednu vrlo korisnu funkciju koja će da razdvoji željene karaktere za vas automatski.

KARAKTERI KOJI SE NALAZE SA LEVE STRANE:

Formula: =LEFT(text, number_of_characters)

Text – označite ćeliju iz koje želite da izdvojite podatke sa leve strane

Number_of_characters – broj karaktera sa leve strane koje želite da izdvojite, brojite sa leva na desno

Na primeru sa slike, uneto je =LEFT(A2,4) u ćeliju B2. Ovo je omogućilo da izdvojimo prva 4 karaktera sa leve strane iz ćelije B2.

KARAKTERI KOJI SE NALAZE U SREDINI:

Formula: =MID(text,start_position, number_of_characters)

Text – označite ćeliju iz koje želite da izdvojite podatke iz sredine

Start_position – broj karaktera od kog želite da počnete, broji se sa leva na desno (na primeru sa slike se izdvaja od petog karaktera)

Number_of_characters – broj karaktera koji želite da izdvojite (na primeru su izdvojena 2 karaktera iz sredine)

Na primeru sa slike, uneto je =MID(A2,5,2) u ćeliju B2. Ovo je omogućilo da izdvojimo dva slova iz sredine ćelije.

KARAKTERI KOJI SE NALAZE SA DESNE STRANE

Formula: =RIGHT(text,number_of_characters)

Text – označite ćeliju iz koje želite da izdvojite podatke sa desne strane

Number_of_characters – broj karaktera koji želite da izdvojite (na primeru su izdvojena poslednja 3 karaktera iz ćelije)

Na primeru sa slike, uneto je =RIGHT(A2,2) u ćeliju B2. Ovo je omogućilo da se izdvoje poslednja 3 broja ćelije.

Identifikovanje duplih vrednosti u Excel tabeli

U velikom broju slučajeva, duple vrednosti kao i dupli sadržaj kod SEO optimizacije može biti problematičan ako se ne popravi i zato je bitno da se otkrije na vreme.

Bez obzira na situaciju, u samo nekoliko koraka vrlo lako se mogu identifikovati duple vrednosti u podacima u okviru radne tabele.

Da biste to uraditi, selektujte kolonu ili red iz koje želite da obeležite duplikate pa kliknite

1. Home
2. Conditional Formatting opciju i selektujte
3. Highlight Cell Rules, pa onda
4. Duplicate Values.

Koristeći popup meni, možete kreirati pravilo za formatiranje za specifičan tip duplog sadržaja koji želite da vidite i obojiti ga u boju po želji.

Na primeru na slici se identifikovao duplikat iz kolone “Ime pesme”  i obojen je u ovom slučaju zelenom bojom.

Brisanje nepravilnog razmaka u ćelijama

Nepravilni razmaci koji se često pronalaze u ćelijama mogu dosta da otežaju potragu i filtriranje podataka.

Ova korisna forumula, čisti sve nepravilne razmake koristeći TRIM funkciju.

Formula: =TRIM(”Text”)

Text – predstavlja ćeliju iz koje želite da uklonite razmake

Primer na slici pokazuje kako se koristi TRIM funkcija za uklanjanje dodatnog razmaka. Uneto je =TRIM(A2) u formula baru.